Auditoría de puntos críticos para la prevención de fraudes y análisis de indicios y riesgos de fraude

Mediante este trabajo se pretende identificar y evaluar qué áreas son vulnerables al fraude: su realización permite planificar, más eficientemente, los procedimientos y los sistemas de control.

Para la realización de estos encargos identificamos los procedimientos que efectivamente sigue la empresa y los analizamos cuestionándonos: ¿si alguien que se encuentra en esta posición quisiese defraudarnos, cómo lo haría?

Analizamos y consideramos como posibles indicios y riesgos de fraude, que exigen investigaciones más detalladas, entre otros, los siguientes:

  • Si los depósitos bancarios no son realizados por persona distinta al cajero y al contable.
  • Si una persona distinta al cajero, a quien ingresa el dinero en el banco y al contable no comprueba la identidad entre el sumatorio de las registradoras, los registros individualizados y los importes efectivamente ingresados en el banco. Si no se revisa la continuidad numérica de los registros. Si no se analiza la racionalidad de número de aperturas de las registradoras, que no dan lugar a anotaciones contables. Si no se deja constancia escrita de dichas comprobaciones.
  • Si existen personas con capacidad de acceder a los códigos de configuración de las registradoras.
  • Si las quejas o aclaraciones de saldos efectuadas por los clientes son gestionadas por personal que puede haber cometido fraudes relacionados con los cobros.
  • Si la documentación a registrar no es entregada al personal adecuado de manera puntual.
  • Si no existe la adecuada segregación de funciones, por ejemplo, refiriéndonos al área de tesorería: cobros de caja/registro de cobros/depósitos bancarios/conciliación de depósitos con cobros y pagos/conciliación de bancos/desplazamiento de los depósitos/pagos en efectivo.
  • En los supuestos en que se efectúan pagos mediante cheques: si los cheques son preparados por el empleado que los firma, no son enviados inmediatamente después de firmarse, los registros de las cuentas a pagar no son seguros frente a posibles manipulaciones, los extractos bancarios no son revisados y conciliados sistemáticamente por personas distintas a quienes los contabilizan, no existe la adecuada separación de funciones, el personal responsable de preparar y codificar los cheques no rota periódicamente, no se inutilizan y archivan adecuadamente los cheques anulados.
  • Si son los cajeros o vendedores, en lugar de los supervisores, quienes disponen de las claves para autorizar anulaciones, devoluciones o descuentos; si los registros manejados por cajeros o vendedores no son metódicamente revisados o si existen operaciones que no se encuentran adecuadamente archivadas y aprobadas por el supervisor.
  • Si son varios cajeros quienes operan en la misma caja sin utilizar códigos de acceso diferentes.
  • Si existen saltos en los números de secuencia de los registros.
  • Si aparece un número inusual de devoluciones, anulaciones o registros de “no venta”.
  • Si existen bastantes devoluciones o anulaciones por importes ligeramente inferiores a los correspondientes a los límites de autorización.
  • Si el banco se interesa por la validez de algún cheque o de su endoso.
  • Si se descubre alguna alteración en algún cheque o endoso falsificado.
  • Si se descubre la existencia de cuentas bancarias abiertas, por personas relacionadas, con nombre similar al de la empresa.
  • Si el correo es abierto por empleados que manejan los registros contables.
  • Si el empleado que abre el correo no escribe una limitación al endoso de todos los cheques recibidos, no realiza la lista de los documentos de cobro recibidos y la remite a la persona que deba comprobar la efectividad de los depósitos, si no se utiliza caja protegida para tesorería, talonarios…En el caso de cobros al contado, si los recibos de caja o registros de la registradora no están prenumerados o pueden modificarse con facilidad, si no  se comprueba su numeración diaria, si no se concilian con la caja y con los talonarios de recibos pendientes de utilizar; si los pagos no requieren de aprobación previa, si no se controla si las recaudaciones son depositadas íntegramente de modo diario, si no existe la adecuada segregación de funciones y limitaciones de acceso, si las quejas de los clientes son tramitadas por los responsables de caja o contabilidad.
  • Inexistencia de procedimientos de recuento de inventarios adecuados y realizados por personal que tiene funciones independientes a las de su custodia física y registro.
  • Inexistencia de procedimientos de recuento de inventarios adecuados para los elementos que no se encuentran, físicamente, en los locales de la empresa y para los trabajos en curso.
  • Si las compras se hacen, con excesiva frecuencia, al mismo suministrador.
  • Si no se siguen las normas sobre petición de presupuestos competitivos.
  • Si existen compras a precios superiores a los del mercado.
  • En relación a las compras (suministros, prestaciones de servicios o ejecuciones de obra):
  • Existencia de procedimientos de precalificación que parezcan restringir la competencia entre los posibles suministradores.
  • Existencia de especificaciones, para los suministros y trabajos que se soliciten, que parezcan limitar, innecesariamente, la capacidad de suministro a un único posible proveedor.
  • Plazos de oferta demasiado cortos, que puedan tratar de enmascarar información preferencial dada a algún suministrador.
  • Utilización de bases de especificaciones que parezcan proceder de un suministrador al que se le permita ofertar, inconsistentes con las necesidades reales o existencia de reuniones con los proveedores para preparar las bases de las ofertas.
  • División del encargo y presentación de ofertas, por varios suministradores, para todas las partidas a ejecutar, de modo que, vistas sus ofertas, pueda parecer la existencia de acuerdos para no efectuar verdaderas pujas competitivas, repartiéndose las adjudicaciones entre todos ellos (indicios de colusión entre los ofertantes).
  • Excesivo número de contratos por importe ligeramente inferior al del límite de autorización que determina otro tipo de controles.
  • Insuficiente comunicación de las peticiones de presupuestos a los proveedores potenciales.
  • Existencia de intereses entre los responsables de la compra de adjudicación y del negocio del suministrador.
  • Falsificación de las calificaciones del contratista, currículo de trabajos, locales, equipos o personal.
  • Aceptación de ofertas fuera de plazo y cambio de ofertas después de que los precios de otras son conocidos.
  • Retirada de pujas más bajas por contratistas que después actúan como subcontratistas.
  • Conductas de gasto excesivo, por parte de los responsables de compras y adjudicaciones de contratos.