Herramientas de prevención y detección

Entre otras utilizamos las siguientes herramientas:

  • Procedimientos analíticos, tales como análisis verticales y horizontales de las cuentas de ventas; elaboración y análisis de ratios, para detectar detracciones de tesorería, a gran escala, antes de registrar las ventas en el sistema de información.
  • Procedimientos de control de inventarios y analíticos para contrastar los movimientos de inventario con otras partidas.
  • Investigaciones presenciales, en momentos inesperados, para asegurarse de que los registros de las actividades que se están realizando se han efectuado en su debido momento y forma.
  • Procedimientos analíticos que relacionan ventas con otras partidas.
  • Investigación de todos los cheques cancelados.
  • Revisión y análisis de los registros diarios de caja y cuentas de inventario: arqueos inesperados de cajas, atención a falsos abonos en el inventario para cancelar ventas no registradas, dar de baja productos perdidos, obsoletos o robados; anulaciones de derechos de cobro, aclaración de entradas irregulares en cuentas de tesorería.
  • Realización frecuente de inventarios físicos, efectuados por personas ajenas a quienes tendrían la posibilidad de efectuar fraudes que se revelarían al realizar el inventario, para contrastarlos con los inventarios permanentes.
  • Segregación de funciones y de los accesos a los procedimientos de control.
  • Registros totalmente actualizados.
  • Medidas de protección al acceso físico de los sistemas de registro e información.
  • Medidas de protección física para los activos.
  • Conciliaciones y verificaciones internas de los mayores.
  • Conciliación de bancos y, periódicamente, revisión para tratar de detectar pagos extraños.
  • Confidencialidad de las claves.
  • Restricción de accesos a los datos bancarios.
  • En caso de necesidad, uso de herramientas multifactoriales para autenticar la identidad de las personas que acceden al sistema y restringir el acceso a personas no autorizadas.
  • Revisión de la secuencia numérica de los registros de las registradoras, del número de aperturas de las cajas que no respondan a transacciones, de las identidades entre el sumatorio de los registros, las anotaciones registradas y del ingreso bancario.
  • Recuentos de tesorería e inventarios, frecuentes e imprevisibles en cuanto al momento en que los realizamos.
  • Personal especializado y rotación de los revisores.
  • Auditoría del ciclo de ingresos.
  • Análisis comparativos para detectar áreas con tendencias desfavorables e identificación de los motivos por los que se han producido los cambios: confirmación de las respuestas dadas por los gestores usando registros alternativos o a través de tests sustantivos de auditoría.
  • Llamadas telefónicas para investigar la calidad del servicio y detectar irregularidades.
  • Análisis comparativo del importe y número de anulaciones, devoluciones y descuentos dados o registrados por cada cajero o vendedor y de las operaciones efectuadas por empleados que presentan un inadecuado índice de operaciones efectuadas por importes situados en los límites de su autorización y revisión de la existencia y adecuado registro de las autorizaciones.
  • Chequear, en horarios imprevisibles, la identidad entre los tickets y la mercancía retirada por los clientes.
  • Asegurarse de que los empleados responsables de los registros de caja están adecuadamente supervisados y conocen sus responsabilidades y procedimientos a seguir.
  • Asegurarse de que empleados distintos a los que registran los ingresos y los pagos comprueban la corrección de sus sumas y su identidad con los totales; así como de que son entregados y revisados en el momento preciso.
  • Asegurarse de que las quejas sobre saldos o anotaciones son atendidas por personal distinto al que haya podido cometer algún fraude.
  • Segregación de funciones entre el departamento de compras, el de contabilidad y los de recepción y entrega de los pedidos; así como en el propio departamento de compras.
  • Las compras deben realizarse después de que el departamento responsable firme las órdenes de pedido,  numeradas, especificando elementos, cantidades, precios y demás condiciones y se deben efectuar ciertos controles específicos en el supuesto de que las autorizaciones operen dentro de límites predeterminados.
  • Conveniencia de mantener una lista de suministradores aprobada.
  • Necesidad de solicitar varios presupuestos competitivos.
  • Registro de inventario permanente, conservando las anotaciones de entradas y salidas, transmitiendo los datos a los departamentos de compras y contabilidad, adjuntando las autorizaciones de compras a las facturas y a las órdenes de pago, rigurosa comprobación de que todas las compras han sido dadas de alta en el inventario y, periódicamente, que se sigue el procedimiento establecido.
  • Comprobación, por alguien ajeno al departamento de compras, antes de aceptar la recepción de las compras, de su descripción, cantidad y condición.
  • No aceptación de las recepciones y  de las cantidades recibidas en exceso, si no se dispone de las correspondientes órdenes de compra.
  • Comprobación de la corrección de los datos recogidos en las facturas de compra y control adecuado para asegurarse de que se han registrado los descuentos correspondientes.
  • Procedimientos adecuados para asegurarse de que no se pagan facturas no registradas, prevenir pagos duplicados y asegurarse de que se no se utilizan órdenes de compras duplicadas.
  • Revisión de los pagos mediante tarjetas, para tratar de detectar gastos y compras indebidas.
  • Autorización de los pagos, por un responsable que sigue, con carácter previo, los procedimientos establecidos.
  • Procedimientos adecuados para asegurarse de que toda la mercancía comprada y enviada directamente al cliente es registrada y facturada rápidamente.
  • Comprobación de que las mercancías recibidas y devueltas han sido descontadas, correctamente, de las facturas de los proveedores.
  • Conciliación de todas las cuentas cuyos saldos no coinciden con los derechos de cobro u obligaciones de pago que, en función de los plazos de liquidación, habrían de permanecer vivos.
  • Exigencia de que todos los ajustes dispongan de la autorización de un alto responsable ajeno al circuito.
  • En caso de que se utilicen presupuestos, análisis y explicación de las desviaciones.
  • Revisión periódica de la lista de acreedores para tratar de detectar vendedores y direcciones extrañas; de las contrapartidas de los pagos para tratar de detectar descripciones anómalas.
  • Análisis de compras para tratar de detectar niveles anormales, atendiendo a bases periódicas y contrastándolas con los niveles del inventario.
  • Comprobación del cumplimiento de los procedimientos establecidos para la selección de proveedores y contraste de precios de compra.
  • Análisis comparativo entre los gastos por comisiones de ventas y las cifras de ventas, prestando atención a las ventas no cobradas. El cálculo de las comisiones a pagar debe ser hecho por personal ajeno al departamento de ventas.
  • Revisión de los justificantes de gastos, por cuenta de la empresa, presentados por el personal y de su detalle justificativo: facturas y recibos originales, explicación del origen del gasto, fecha, e importe.
  • En el supuesto de sociedades públicas: comprobación de la efectividad del trabajo de todos los empleados que figuren en su nómina.
  • Inventarios permanentes y sistemas de documentación de sus movimientos prenumerados.
  • Segregación de personal diferenciando los responsables de los movimientos físicos y sus registros.
  • Realización de los inventarios por personal independiente de los departamentos de compras y almacén (tanto del control físico como del registro).
  • Protección física (cierres, sistemas electrónicos,  cámaras, servicios de vigilancia).
  • Protección –normalmente limitaciones electrónicas de acceso- (frente a empleados y terceros) de información sensible: listas de clientes y precios, estrategias de marketing, secretos comerciales, nuevos productos o detalles sobre desarrollos.
  • Protección y conciliación periódica, efectuada por terceros independientes de las funciones de depósito y gestión, de los valores y demás títulos que puedan transformarse, con facilidad, en activos líquidos.
  • Documento (código de conducta) firmado por los empleados, con capacidad para contratar, valorar contrataciones, definir bases, aceptar suministros… mediante el que se les prohíbe la aceptación de regalos (previa definición del concepto de regalo, excluyendo los que corresponden a relaciones de cortesía normales y estandarizadas para colectivos predefinidos), a los empleados o a sus familiares; préstamos, avales o descuentos singulares, procedentes de terceros que contraten con la empresa, salvo declaración y autorización previa, y se obligan a manifestar las relaciones familiares, personales y económicas del propio personal o de sus familiares, que en cualquier momento tengan con ellos, con la finalidad de que la empresa pueda tomar las medidas necesarias para evitar resultar perjudicada por un conflicto de intereses; y declaración anual de la inexistencia de conflicto de intereses.

El documento debe recoger las sanciones disciplinarias que conlleva su incumplimiento.

  • Auditoría de los estados financieros, específicamente orientada a la detección de fraudes (debido a que las auditorías financieras no tienen como objetivo la detección de fraudes, sus normas técnicas de aplicación no son las adecuadas para la detección de fraudes, aunque, indirectamente, a veces, los detecten) revisando, con especial atención, la posible existencia de los movimientos contables utilizados, típicamente, para la ocultación de fraudes.