Servicios de control de gestión encaminados a la prevención de fraudes internos

EXTERNALIZACIÓN DE SERVICIOS DE CONTROL PARA LA PREVENCIÓN DE FRAUDES: ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL, GESTIÓN DEL CONTROL, DETECCIÓN Y VALORACIÓN DE FRAUDES.

Nuestros servicios, en esta área, consisten en la realización de controles para prevenir o detectar la existencia de fraudes internos, así como asesorar y ayudar en la elaboración de los procedimientos de control interno.

El control hace que la empresa funcione de conformidad con las directrices emitidas, mejora su eficiencia, reduce las oportunidades de fraudes y permite detectarlos rápidamente.

Cómo operamos:

Previa definición del sistema de control que la empresa ha de seguir, realizamos los controles, directa, regular y metódicamente, informando, sistemáticamente, de los hechos reseñables, de las conclusiones obtenidas y efectuando recomendaciones.

ÁREAS DE CONTROL Y SERVICIOS RELACIONADOS

    • Cumplimiento de instrucciones sobre el modo de gestionar la actividad:

Comprobación, mediante visitas realizadas en cualquier momento, del cumplimiento de los procedimientos establecidos.

    • Actividad del personal comercial:

Diaria o semanalmente, reunión individual con los vendedores, para comprobar el trabajo diario realizado y recoger el informe de planificación del siguiente período. En caso de necesidad, comprobación de la efectividad del trabajo informado.

Periódicamente, emitimos informe referido a la intensidad del trabajo realizado y a su resultado.

    • Producción:

Seguimiento de la identidad entre los tiempos aplicados y los predefinidos; evaluación de las causas de las disconformidades.

    • Personal:

Seguimiento y cálculo de la subocupación y, en su caso, definición de las plantillas excedentes.

    • Compras y otros gastos:

Comprobación del cumplimiento de los procedimientos de autorización y del nivel de gasto autorizado.

    • Calidad del servicio:

Comprobación del grado de cumplimiento de los objetivos de calidad preestablecidos (tiempo de atención, grado de satisfacción de los clientes).

    • Información financiera:

Comprobación de la corrección de los informes de actividad y resultados.

    • Prevención y detección de fraudes:

La mayoría de los fraudes se limitan a explotar debilidades de los sistemas de control; pero, si los sistemas son razonablemente adecuados, quedan rastros detectables: nosotros les ayudamos a diseñarlos.

Uno de los motivos, por los que frecuentemente no se detectan, es que no se responsabiliza a nadie para que efectúe los trabajos de control, investigación y detección, no realizándose las comprobaciones sistemáticas encaminadas a prevenirlos y detectarlos: su falta de detección supone cuantiosas pérdidas.

Prestamos servicios de prevención y detección de fraudes, referidos a un gran número de situaciones de riesgo, a título de ejemplo, relacionamos las siguientes:

1. Apropiaciones de efectivo y manipulaciones de cobertura asociadas: falseamiento de recaudaciones (manipulación de máquinas registradoras, registros de lectura incorrectos, entrega de facturas o tickets antiguos o duplicados); apropiaciones antes de que se registren las operaciones en el sistema de información, ventas no facturadas por la empresa; registros de ingresos bancarios y anotaciones contables por menor importe; reducción del valor real o valor autorizado de las ventas; apropiaciones de cheques recibidos; ingreso en el banco por importes inferiores; coberturas de tesorería; sustracción de cobros procedentes de derechos previamente contabilizados y manipulación de los registros para ocultar tales sustracciones; coberturas de cuentas; “relleno” o desplazamiento de inventarios; tesorería en tránsito; sustracción de depósitos financieros; manipulación de cuentas de proveedores y clientes; cancelación de saldos deudores y otros ajustes contables indebidos.

2. Desembolsos fraudulentos: reembolsos falsos; pequeños desembolsos; manipulaciones de cheques; estratagemas en área de facturación; compras personales con tesorería de la empresa; salida de efectivo por devolución de mercancías; devoluciones a clientes totalmente falsas o registradas por importe superior al real.

3. Inventarios y otros activos: sustracción de materiales; manipulación de maquinaria de control; encubrimiento de faltas en inventarios para ocultar sustracciones; escamoteo de mercancías durante el reparto; cargamentos falsos, acuerdos de los gestores de entregas y almacenes con clientes.

4. Fraudes respecto a nóminas y personal: falsos empleados; falsificación de horas y alteración de nóminas; comisiones por ventas; empleo ilegítimo del tiempo de trabajo; empleo ilegítimo de máquinas o equipos de la empresa, para llevar a cabo laborales ajenas a la misma; desvío de actividad a negocios paralelos de los empleados.

5. Compras y gastos: anotaciones contables de gastos, compras e inversiones falsas, así como de sus deudas correlativas, conllevando el pago de gastos ficticios; acuerdos entre responsables de compras y de recepción de almacenes con proveedores; duplicidades de pagos de facturas, recibos, nota de gastos, etc.; apropiación de importes de falsas comisiones; incremento artificial de nóminas; cobro de dietas por gastos falsos.

6. Malversaciones: anotaciones contables falsas; retiros no autorizados; desembolsos no autorizados; pago de gastos personales; pagos no registrados; apropiación de dinero de cuentas durmientes.

7. Transferencias: sistemas de claves; falsificación de autorizaciones; transferencias no autorizadas.

8. Tarjetas de crédito no autorizadas o descontroladas, falsificación y robo de cheques.

9. Préstamos: a prestatarios inexistentes; garantías de la empresa a favor de empleados; falseamiento formularios solicitud.

10. Inmuebles: valoración fraudulenta a efectos de compra o venta.

11. Apropiaciones indebidas de activos intangibles: robo de propiedad intelectual; de información y de datos de clientes.

12. Corrupción: sobornos a compradores, comisiones indebidas, regalos, intereses particulares.